¿A qué te obliga la Ley 2/2023? descubre su alcance

Sistemas y canales internos de información, ¿Qué debes saber?

Los canales internos de información deben cumplir una serie de requisitos para su correcto funcionamiento dentro de la organización o administración pública. Además de los requisitos, se exige que el uso sea asequible y confidencial, políticas de seguimiento e investigación.

La figura del responsable en la administración pública y empresa privada

Se convierte en figura garante de la eficacia de los sistemas internos de la información  la designación de un responsable, que actuará como supervisor y cuyo nombramiento debe ser comunicado a la Autoridad Independiente de Protección del Informante (art. 8). En el caso de que ya existiera un responsable de cumplimiento normativo, podrá ser esta la persona designada. ¿Y qué ocurre en los grupos de sociedades?  El responsable del sistema, como el sistema interno de información, pueden ser uno para todo el grupo (art. 11).

Gestión de los canales de comunicación o canal de denuncias:

El nuevo texto exige contar con un procedimiento de gestión de las comunicaciones definido en tres puntos

– Puede ser gestionado por un tercero externo (art. 6), siempre y cuando se ofrezcan las garantía de independencia, confidencialidad, referente a protección de datos y secreto ya que este tercero  “tendrá la consideración de encargado del tratamiento” a efectos del RGPD y LOPDGDD. 

– Los canales internos de información, o canales de denuncias internos, se indica que las empresas podrán tener uno o varios, pero siempre debe premiar que las comunicaciones sean anónimas tanto en la presentación como en la tramitación 

– El procedimiento de gestión: La nueva ley indica que deben existir procedimientos para la gestión de las denuncias, procedimentar para poder identificar el canal o canales internos, el plazo de acuse de recibo debe ser de 7 días naturales,  un punto complejo, por lo que aquí os recomendamos apostar por las diferentes herramientas de canal de denuncias, es que se debe preveer la posibilidad de mantener la comunicación con el informante siempre y cuando se pueda preservar su anonimato, además, debe darse seguimiento a de las acciones u omisiones que se le atribuyen, primando el derecho de información del proceso abierto. La norma indica que la duración máxima de las actuaciones de investigación no puede ser superior a 3 meses.

La protección de datos personales en tu canal de denuncias

Tan importante como la existencia de protocolos en casos de denuncias, la ley también hace hincapié en una correcta protección de los informantes en sistemas internos, públicos o privados, o en canales externos o revelaciones públicas, se recogen en los arts. 29 y ss. de la Ley:

–  Se regirá conforme a las reglas de RGPD y LOPDGDD para cada uno de ellos.

–  La información a proporcionar a los interesados y las posibilidades de ejercicio de sus derechos.  La Ley también añade que «no se recopilarán datos personales cuya pertinencia no resulte manifiesta para tratar una información específica o, si se recopilan por accidente, se eliminarán sin dilación indebida».

– La importancia de la preservación tanto de la identidad anónima del informante como de las personas investigadas, que solo puede ser comunicada a la Autoridad judicial, al Ministerio Fiscal o a la autoridad administrativa competente en el marco de una investigación penal, disciplinaria o sancionadora (art. 33).

– La importancia de contar con un  Delegado de Protección de Datos competente, que sea competente para toda la gestión en los sistemas internos de comunicaciones (art. 34).