TABLA DE CONTENIDOS
- Origen de la La metodología Plan-Do-Check-Act (PDCA)
- Proceso de mejora continua en un plan de Compliance
- Desventajas de no contar con un software de cumplimiento normativo en una metodología PDCA
Origen de la La metodología Plan-Do-Check-Act (PDCA)
La metodología Plan-Do-Check-Act (PDCA) tiene sus raíces en la gestión de calidad y fue desarrollada originalmente por el ingeniero y estadístico americano W. Edwards Deming en la década de 1950. Deming, quien fue uno de los primeros expertos en gestión de calidad, aplicó el enfoque PDCA en la mejora continua de los procesos de producción y la gestión de la calidad en las empresas.
La metodología PDCA se ha comenzado a utilizar en más disciplinas, más allá de la gestión de calidad, como en la gestión de proyectos, la gestión de riesgos, la gestión ambiental, la gestión de la seguridad y la gestión del cumplimiento, entre otros.
En el contexto del cumplimiento, la metodología PDCA puede ser útil para diseñar, implementar y mejorar continuamente los programas de cumplimiento en las organizaciones.
Proceso de mejora continua en un plan de Compliance
La metodología Plan-Do-Check-Act (PDCA) es una herramienta de gestión de procesos que desde Laworatory creemos que debe aplicarse al diseño y ejecución de un plan de compliance. Os explicamos cómo deben aplicarse en el día a día de un Compliance Officer las 4 fases del ciclo de Deming:
Planificar (Plan): Establecemos la hoja de ruta del plan de compliance que se va a implementar. Un Compliance Officer, un DPO, un consultor o un abogado debe identificar los potenciales riesgos a los que está expuesta la organización y definir los controles necesarios para mitigarlos. Una vez que se han identificado los riesgos y los controles necesarios, se establecen objetivos y metas, se definen los roles y responsabilidades de los miembros del equipo y se establece una metodología para implementar dichos controles.
Hacer (Do): En esta fase ejecutamos el plan de compliance. Los responsables deben asegurarse de que se están implementando los controles y de que se están siguiendo los procedimientos definidos. Para ello, se debería utilizar herramientas como la monitorización y el seguimiento de los procesos.
Verificar (Check): Verificamos que los controles están funcionando como se esperaba y se recopila información para su análisis. El Compliance Officer, o un DPO, en definitiva, cualquier responsable, debe realizar auditorías y evaluaciones periódicas para verificar que los controles están siendo efectivos y para identificar posibles mejoras.
Actuar (Act): Tomamos medidas para mejorar los controles y los procesos en función de los resultados obtenidos en la fase de Verificar. Se debe identificar las áreas que requieren mejoras y definir un plan de acción para implementar las mejoras necesarias. También debe asegurarse de que se están implementando las mejoras y de que se están siguiendo los procedimientos definidos.
La metodología PDCA es una herramienta valiosa para la gestión de los controles en un Plan de Compliance.
La metodología Plan-Do-Check-Act (PDCA) es una herramienta de gestión de procesos que desde Laworatory creemos que debe aplicarse al diseño y ejecución de un plan de compliance. Os explicamos cómo deben aplicarse en el día a día de un Compliance Officer las 4 fases del ciclo de Deming:
Planificar (Plan): Establecemos la hoja de ruta del plan de compliance que se va a implementar. Un Compliance Officer, un DPO, un consultor o un abogado debe identificar los potenciales riesgos a los que está expuesta la organización y definir los controles necesarios para mitigarlos. Una vez que se han identificado los riesgos y los controles necesarios, se establecen objetivos y metas, se definen los roles y responsabilidades de los miembros del equipo y se establece una metodología para implementar dichos controles.
Hacer (Do): En esta fase ejecutamos el plan de compliance. Los responsables deben asegurarse de que se están implementando los controles y de que se están siguiendo los procedimientos definidos. Para ello, se debería utilizar herramientas como la monitorización y el seguimiento de los procesos.
Verificar (Check): Verificamos que los controles están funcionando como se esperaba y se recopila información para su análisis. El Compliance Officer, o un DPO, en definitiva, cualquier responsable, debe realizar auditorías y evaluaciones periódicas para verificar que los controles están siendo efectivos y para identificar posibles mejoras.
Actuar (Act): Tomamos medidas para mejorar los controles y los procesos en función de los resultados obtenidos en la fase de Verificar. Se debe identificar las áreas que requieren mejoras y definir un plan de acción para implementar las mejoras necesarias. También debe asegurarse de que se están implementando las mejoras y de que se están siguiendo los procedimientos definidos.
La metodología PDCA es una herramienta valiosa para la gestión de los controles en un Plan de Compliance.
Desventajas de no contar con un software de cumplimiento normativo en una metodología PDCA
Aunque es posible llevar a cabo un ciclo PDCA sin herramientas específicas como CompaaS Compliance, el proceso será más lento y menos preciso que si se utilizan sofwares de apoyo, siendo estos más ineficientes y eficaces. Os resumimos los tres principales baches que encontramos desde Laworatory a la falta de una herramienta específica para el PDCA
- Sin herramientas de seguimiento y análisis de datos, puede ser difícil recopilar, analizar y utilizar la información necesaria para realizar los ajustes y mejoras significativas en el programa de cumplimiento normativo.
- Imposibilidad de automatizar la implementación de controles de cumplimiento, puede ser difícil asegurarse de que se están implementando de manera consistente y efectiva en toda la organización.
- ¿Cómo vas a documentar y compartir los planes de mejora y los resultados obtenidos? La gestión documental y creación de reportes automáticos es esencial para garantizar que el enfoque PDCA sea aplicado de manera efectiva, y para demostrar el progreso y la mejora continua a los responsables de la organización, auditores y los reguladores.
