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Analizamos cuáles deberían ser aquellos aspectos o criterios, que hacen de un software de cumplimiento normativo una herramienta efectiva dentro de las organizaciones. En anteriores post os hablamos de las ventajas y desventajas de un software de cumplimiento y en este, os ayudamos a tomar decisiones en el seno de tu organización.
Criterios técnicos para la elección de un software de cumplimiento normativo
Desde Laworatory creemos que a la hora de decidir un programa de control de gestión, los responsables como un Compliance Officer, un DPO o un técnico de calidad, deben tener en cuenta una serie de criterios técnicos para garantizar un plan de compliance eficiente. Os dejamos algunos de los criterios para la toma de decisión:
- Automatización: El software debe contar con una capacidad de gestión de todos los controles tanto trasversales, como propios de la actividad, que te ayudarán a identificar y controlar riesgos y amenazas potenciales en la empresa.
- Almacenamiento: Existen en la actualidad, diferentes software de cumplimiento normativo, que no cuentan con la capacidad necesaria para albergar toda la documentación necesaria, por ello es preciso una robusta arquitectura de almacenamiento y procesamiento de cantidades de datos.
- Flexibilidad y escalabilidad: ¿Son todas las empresas iguales? Pues lo mismo ocurre con la herramienta de cumplimiento normativo. El software debe ser flexible, escalable y adaptable a las necesidades específicas de la empresa, a su actividad y potenciales riesgos definidos en los requisitos de las distintas regulaciones y normativas aplicables a su actividad. Además, hablando de escalabilidad, tu software debe ser adaptable al crecimiento y evolución de tu empresa y sus necesidades de cumplimiento normativo.
- Seguridad: El software debe contar con medidas de seguridad sólidas para proteger la información confidencial y personal de la empresa y sus empleados, y cumplir con los requisitos de privacidad de los datos.
- Integración con otros sistemas: El software debe ser compatible con los sistemas existentes de la empresa para permitir una fácil integración con otros programas y aplicaciones.
- Capacitación: Una herramienta de por si, no es suficiente, es preciso personas detrás, por ello contar con un soporte técnico como el de UBT ofrece a Laworatory, es adecuada para asegurar que la empresa pueda aprovechar al máximo todas las funcionalidades.
- Auditoría, análisis y roles: Administrar, gestionar o analizar, son roles básicos que debe contar tu herramienta, la funcionalidad final es el control a la hora de analizar el impacto o el potencial riesgo. Debes permitir el acceso a la herramienta por un tercero competente para llevar a cabo una auditoría y que sea la propia aplicación, la que te muestre, de forma detallada, todas las acciones de los usuarios para mantener un registro de todas las actividades relacionadas con el cumplimiento normativo.
- Monitorizar sí, pero en tiempo real: El software debe tener la capacidad de monitorear en tiempo real todas las actividad de la empresa para identificar posibles incumplimientos y alertar a los responsables del control.
- Actualizaciones frecuentes: El software debe ser actualizado regularmente para adaptarse a los cambios en las regulaciones y normativas aplicables y para mantenerse al día con las últimas tendencias y mejores prácticas de cumplimiento.
- Generación de informes: El software debe ser capaz de generar informes precisos y completos para demostrar el cumplimiento de la empresa con las normativas aplicables y para proporcionar una visión general clara y detallada del estado del cumplimiento.
- Accesibilidad: El software debe ser accesible desde cualquier lugar y en cualquier momento, lo que permitirá a los responsables del cumplimiento normativo acceder a la información y herramientas necesarias para cumplir con sus responsabilidades en cualquier momento y desde cualquier lugar.
- Fácil implementación y configuración: Si tu herramienta necesita 2 semanas para su implementación, ahí no es, este tipo de herramientas deben ser fáciles de implementar y configurar, lo que permitirá a la empresa comenzar a usarla rápidamente y sin la necesidad de una capacitación o formación extensa.
Lo barato, en cumplimiento normativo, sale muy caro, y si te preguntas a cómo de caro, tan solo tienes que darte un paseo por el código penal para comprobarlo.
