En un mundo en constante cambio, en el que las empresas buscan adaptarse a las nuevas normas y regulaciones, la certificación en la UNE 19601 se ha convertido en un requisito indispensable para aquellas empresas que deseen mantener su reputación y credibilidad.
Esta norma establece los requisitos para implementar y mantener un sistema de gestión de compliance penal, que tiene como objetivo prevenir, detectar y tratar cualquier incumplimiento de las leyes y regulaciones en el ámbito penal.
En este artículo, profundizaremos en la importancia de certificarse en la UNE 19601, los beneficios que ofrece para las empresas y cómo esta certificación puede contribuir a mejorar la cultura de cumplimiento dentro de una organización.
¿Qué es la UNE 19601?
La norma UNE 19601 establece los requisitos para implementar y mantener un sistema de gestión de compliance penal, con el objetivo de prevenir, detectar y tratar cualquier incumplimiento de las leyes y regulaciones en el ámbito penal. Esta norma se basa en el enfoque de mejora continua, y establece una serie de requisitos que deben cumplirse para implementar un sistema eficaz de gestión de compliance penal.
La UNE 19601 es aplicable a cualquier tipo de organización, independientemente de su tamaño o sector. Esta norma establece los requisitos mínimos que deben cumplir las empresas para garantizar que su sistema de gestión de compliance penal sea eficaz y esté en línea con las leyes y regulaciones en el ámbito penal.
¿Por qué es importante certificarse en la UNE 19601 ?
La certificación en la UNE 19601 es importante por varias razones.
- En primer lugar, esta norma establece los requisitos para que una empresa implemente un sistema de gestión de compliance eficaz, lo que implica tener políticas y procedimientos que permitan cumplir con todas las leyes y regulaciones aplicables a la organización.
- En segundo lugar, la certificación en la UNE 19601 ayuda a las empresas a minimizar los riesgos legales y financieros asociados con el incumplimiento de las leyes. La implementación de un sistema de gestión de compliance ayuda a prevenir la comisión de delitos en el seno de la organización y en su relación con terceros, reduciendo así el riesgo de multas, sanciones y demandas por responsabilidad penal.
- En tercer lugar, la certificación en la UNE 19601 es una forma de demostrar el compromiso de la empresa con el cumplimiento de las leyes y su responsabilidad social. Las empresas que implementan un sistema de gestión de compliance eficaz y obtienen la certificación en la norma, muestran a sus clientes, proveedores y otros stakeholders que están comprometidos con actuar de manera ética y responsable en todas sus operaciones.
Además, la certificación en la UNE 19601 puede ser un requisito para participar en ciertos contratos y licitaciones, especialmente en el ámbito público. Cada vez es más común que las administraciones públicas exijan a las empresas que presenten pruebas de que cumplen con las normas de compliance y tienen un sistema de gestión de compliance certificado.
Beneficios de certificarse en la UNE 19601
La certificación en la UNE 19601 ofrece una serie de beneficios para las empresas, que van desde la mejora de la reputación y credibilidad hasta la prevención de sanciones y multas. A continuación, detallamos algunos de los beneficios más destacados que puede ofrecer la certificación en la UNE 19601:
- Mejora la reputación y credibilidad: La certificación en la UNE 19601 demuestra que una empresa está comprometida con el cumplimiento de las leyes y regulaciones en el ámbito penal. Esto puede mejorar la reputación y credibilidad de la empresa, lo que puede contribuir a atraer nuevos clientes y retener a los existentes.
- Reduce el riesgo de sanciones y multas: La implementación de un sistema de gestión de compliance penal eficaz puede contribuir a reducir el riesgo de sanciones y multas. Esto se debe a que la empresa será capaz de identificar y tratar cualquier incumplimiento de las leyes y regulaciones en el ámbito penal de manera temprana.
- Aumenta la eficiencia y eficacia: La implementación de un sistema de gestión de compliance penal puede contribuir a aumentar la eficiencia y eficacia de la empresa. Esto se debe a que se establecen procedimientos claros y se identifican los riesgos asociados al incumplimiento de las leyes y regulaciones en el ámbito penal, lo que permite a la empresa tomar medidas preventivas y correctivas de manera oportuna.
¿Cómo certificarse en la UNE 19601?
Alinear a la empresa con la norma UNE 19601 puede ser una tarea complicada, pero sin duda vale la pena el esfuerzo. A continuación, se presentan algunos pasos que pueden ayudar a una empresa a obtener la certificación en la UNE 19601:
- Conocer la norma: Es importante que la empresa se familiarice con los requisitos y los controles de la norma UNE 19601. La empresa debe conocer los requisitos de la norma y los controles necesarios para cumplir con ellos.
- Identificar los riesgos: La empresa debe identificar los riesgos a los que está expuesta en cuanto al incumplimiento de la normativa penal y establecer un plan de acción para prevenirlos.
- Establecer un sistema de gestión de compliance: La empresa debe establecer un sistema de gestión de compliance que incluya políticas, procedimientos y controles para prevenir y detectar el incumplimiento de la normativa penal. Este sistema de gestión debe ser adaptado a las necesidades y características de la empresa.
- Formación y sensibilización: La formación y la sensibilización son clave en el cumplimiento de la normativa penal. La empresa debe capacitar a sus empleados y sensibilizarlos sobre la importancia del cumplimiento de la normativa penal.
- Auditoría interna: La empresa debe llevar a cabo auditorías internas para comprobar la eficacia del sistema de gestión de compliance y detectar posibles mejoras.
- Evaluación externa: Una vez que la empresa ha establecido su sistema de gestión de compliance, es recomendable que una entidad externa realice una evaluación para comprobar que cumple con los requisitos de la norma UNE 19601.
- Mejora continua: La empresa debe estar en un proceso continuo de mejora de su sistema de gestión de compliance para adaptarse a los cambios en la normativa penal y mejorar su eficacia.
¿Cómo renovar la certificación?
Para renovar el certificado de UNE 19601 la empresa debe realizar una auditoría de seguimiento en la que se evalúa si el sistema de gestión de compliance sigue cumpliendo con los requisitos de la norma y si se están implementando las acciones correctivas necesarias. Esta auditoría debe realizarse anualmente por un organismo de certificación acreditado.
La empresa también debe proporcionar evidencia de que se han implementado y mantenido las acciones correctivas, así como evidencia de la mejora continua del sistema de gestión de compliance.
En algunos casos, la empresa también puede ser objeto de auditorías de recertificación, que son similares a las auditorías de certificación inicial y se realizan cada tres años para evaluar si el sistema de gestión de compliance sigue siendo efectivo y cumple con los requisitos de la norma.
Es importante destacar que la renovación del certificado no es automática, por lo que la empresa debe estar preparada para demostrar que está cumpliendo con los requisitos de la norma en todo momento y que está comprometida con la mejora continua de su sistema de gestión de compliance.
¿Pensando en certificarte en la UNE: 19601?
Realizar todas las tareas de certificación a través de papel o Excel puede ser muy tedioso, ineficiente y propenso a errores. El uso de un software para la gestión de la certificación, como un sistema de gestión de calidad (SGC) o un software específico para la norma UNE 19601, puede tener muchos beneficios, como los siguientes:
- Ahorro de tiempo y recursos: Un software permite automatizar gran parte de los procesos de certificación, lo que permite ahorrar tiempo y recursos en tareas repetitivas y rutinarias.
- Reducción de errores: Al automatizar los procesos de certificación, se reducen las posibilidades de errores humanos en la documentación y la gestión de la certificación.
- Acceso más rápido a la información: Al usar un software para la gestión de la certificación, se puede acceder más rápido a la información relevante, como los registros de auditoría, los planes de acción y los resultados de la evaluación de riesgos.
- Mejora de la colaboración y la comunicación: Un software para la gestión de la certificación puede mejorar la colaboración y la comunicación entre los miembros del equipo, ya que permite compartir información y realizar un seguimiento más eficiente de las tareas asignadas.
- Facilidad en la toma de decisiones: Al contar con información precisa y actualizada, los responsables de la certificación pueden tomar decisiones más informadas y estratégicas, lo que puede mejorar la eficacia y la eficiencia del sistema de gestión.
En resumen, utilizar un software para la gestión de la certificación puede ser una herramienta muy útil para mejorar la eficiencia, la eficacia y la precisión de los procesos de certificación, lo que puede tener un impacto positivo en la organización en su conjunto.
