TABLA DE CONTENIDOS
- El principio de responsabilidad proactiva. ¿Qué es?
- ¿Qué es la debida diligencia en Compliance?
- Sistema de Debida Diligencia
- ¿Para qué sirve la Debida Diligencia de un Cliente: DDC ?
- ¿Cómo llevar a cabo los procesos de Debida Diligencia?
A la hora de abordar un reto como afrontar el cumplimiento en Compliance, se establece que las empresas deben cumplir una serie de requisitos, en este caso, los Sistemas de Gestión nos permiten llevar un control de las acciones que se han llevado a cabo por parte de la organización, es decir, gobernanza y garantía de cumplimiento. Antes de abordar el concepto de Debida DIligencia, ahondaremos primero en otro concepto: El principio de responsabilidad proactiva.
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El principio de responsabilidad proactiva. ¿Qué es?
Es uno de los aspectos en los que se exige una actuación responsable de la entidad es el momento comenzar a ahondar en planes de cumplimiento normativo Compliance. El principio de responsabilidad proactiva nos indica que la competencia no queda limitada al simple control y seguimiento del cumplimiento de la entidad, sino que conlleva la valoración de riesgos existentes y la adopción de medidas para su mitigación.
Con ello queremos decir que: los responsables y encargados de tratamiento están obligados a implementar y aplicar las medidas técnicas y organizativas apropiadas a fin de garantizar y poder demostrar que el tratamiento se ha realizado conforme a la normativa, debiendo ser capaces de demostrarlo.
No basta con que busques llevar a cabo un plan de Compliance en tu organización, sino que debes asegurar el debido cumplimiento en la gestión de la información que recibe tu organización.
¿Qué es la debida diligencia en Compliance?
La debida diligencia en Compliance es un proceso que nos permite identificar los posibles riesgos antes de tomar una decisión. A través de una investigación, de una persona o empresa, nos permite descubrir los posibles riesgos antes de tomar cualquier decisión comercial de relación con un tercero.
La importancia de la Debida Diligencia no se basa únicamente en el análisis de los que ya son clientes, sino que nos permite adelantarnos a las futuras relaciones comerciales.
¿Podrías asegurar que conoces a tus proveedores y clientes?
Tenemos que comenzar a ser conscientes de la importancia de la Debida Diligencia, con ello queremos darle la relevancia que tiene dentro de las organizaciones y entidades públicas. Como a través de una auditoría no solo se evalúan los riesgos de una actividad comercial con un tercero, sino las oportunidades.
La debida diligencia o Due Diligence forma parte de la actuación de la empresa para cumplir con sus responsabilidades no solo empresariales, sino también éticas
Sistema de Debida Diligencia
Todo plan de Compliance debe tener un sistema de análisis, una metodología para llevar a cabo el concepto de minimización del riesgo. Podemos resumirlos en 3 pasos:
- Información
- Evaluación del grado de riesgo
- Mitigar el riesgo
Desde Laworatory, y nuestro incansable reto de democratizar los conceptos de Compliance, os indicamos, que realmente estos tres pasos llevan consigo una serie de complejas necesidades para la organización. El sistema en sí, parece simple, pero una una exitosa debida diligencia de cliente conlleva:
- Recopilación de datos del cliente, desde una dirección a sus antecedentes financieros, estos datos no se pueden almacenar en cualquier lugar, deben estar salvaguardados de forma segura, de nuevo la responsabilidad proactiva.
- Verificación de la Información, para evitar suplantación de identidades debemos comprobar la identidad de la persona, la dirección proporcionada, las declaraciones del banco, registros de transferencias de acciones o préstamos, entre otros documentos
- Evaluación de los resultados
- Aprobación y mitigación del riesgo.
- Mantener los estándares: Se deberá monitorear a lo largo del tiempo mediante auditorías periódicas.
¿Para qué sirve la Debida Diligencia de un Cliente: DDC ?
Sencillo: Seguir los estándares europeos y nacionales en estas materias, tenemos un marco normativo que nos permite evaluar la toma de acciones en base a criterios objetivos. Y por otro, conceptos como ética o transparencia no deben resultar ajenos a tu empresa..
En el momento que nuestra empresa quiere poner en marcha una verdadera política de prevención de lavado de activos o blanqueo de capitales y financiación del terrorismo, el proceso de debida diligencia nos permiten conservar y actualizar la información de los ya clientes y futuros partners.
No solo es necesaria la información del tercero, como entenderás, esto es una relación bidireccional entre las empresas y personas. Nuestra propia información se debe regir por la responsabilidad proactiva en gestión de la información, y además.
La información que hemos captado debe ser evaluada, y por lo tanto precisa de una metodología, como ejemplo, en el caso de una fusión entre empresas, ambas partes deben asegurarse de que los riesgos del proceso deben ser minimizados, dando veracidad de la información aportada, siendo esta transparente y dando seguridad a la toma de decisiones yevitando malas prácticas.
¿Cómo llevar a cabo los procesos de Debida Diligencia?
Ahora mismo estarás diciendo «Vale, muy bien, ¿y ahora qué?». Estos procesos de diligencia resultan complejos, desproporcionados y difícilmente gestionables por los responsables y sus necesidades. A esta labor, requieres una solución sencilla, guiada y automatizada para documentar y evidenciar la debida diligencia con nuestros proveedores, clientes y futuros partners.
Lo primero, la automatización a través de un software de este proceso resulta esencial, no solo para ahorrar costes de gestión, sino para dar debido cumplimiento. Cuando creamos CompaaS, entendimos que la principal necesidad es la de conocer al cliente y proveedor a través de un cuestionario guiado e intuitivo.
- Realiza el seguimiento y conoce el estado del cuestionario en todo momento, genera alarmas y archiva la documentación aportada por el proveedor como evidencias de cumplimiento.
- Evalúa la adecuación de tus proveedores, clientes o stakeholders como garantía frente a tus clientes y frente a eventuales riesgos. Hablamos del compromiso de tu empresa por la transparencia y la ética. Refleja tu verdadera imagen proyectando la confianza que requieren otras empresas e instituciones.
- Salvaguarda la información recabada evitando cualquier fuga
Asegura el respeto del principio de responsabilidad proactiva y la contratación de proveedores alineados con el cumplimiento normativo.
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