Autor: Fernando Huelin / ENERO 2023
TABLA DE CONTENIDOS
- ¿Qué es la homologación de proveedores y para qué sirve?
- ¿Cuáles son los 5 principales problemas en la homologación de proveedores en un modelo de compliance?
- ¿Cómo implementar un programa de homologación de proveedores
Vivimos en una época en el que la confianza es esencial en cualquier ámbito de la vida, y en un modelo de compliance sólido también es imprescindible esa relación de confianza, por eso la homologación de proveedores es tan importante, porque permite a la empresa establecer relaciones comerciales sólidas y de confianza con sus proveedores, lo que va a mejorar la calidad de los productos que se adquieren o de los servicios que se prestan, reducir los costes y evitar problemas legales o de reputación.
La homologación de proveedores es un proceso que se lleva a cabo en el ámbito de compliance (cumplimiento normativo) con el fin de garantizar que todos los proveedores que trabajan con una empresa cumplan con los requisitos y estándares necesarios para poder mantener una relación comercial con ella.
Además ayuda a la empresa para que pueda cumplir con sus obligaciones legales y normativas, como por ejemplo, aquellas relacionadas con la seguridad y salud de los trabajadores, la protección del medio ambiente o el cumplimiento de las leyes antitrust.
¿Qué es la homologación de proveedores y para qué sirve?
Los programas de homologación de proveedores están diseñados para ayudar a las empresas a validar que los terceros con los que colaboran cumplan con los requisitos regulatorios y de cumplimiento. Estos programas también ayudan a las organizaciones a establecer procedimientos para la monitorización, evaluación y seguimiento, lo que permite que se aseguren de que los proveedores, clientes, partners, etc, cumplan con los requisitos de cumplimiento específicos de la empresa y así evitar que se asocie con agentes que no cumplan con los estándares del cumplimiento.
La evaluación de proveedores debe incluir un proceso de evaluación exhaustivo en el que se revisen las características de los proveedores, los requisitos regulatorios y los procedimientos de compliance. El objetivo del programa es asegurarse de que los proveedores cumplan con los estándares de cumplimiento existentes.
Además, los programas de homologación de proveedores deben establecer controles para el seguimiento y la monitorización. Esto puede incluir la realización de auditorías periódicas para evaluar el nivel de cumplimiento de terceros. Estas auditorías deben ser aplicadas por un equipo de expertos en cumplimiento y los resultados deben ser documentados y archivados.
La evaluación y homologación también debe incluir la creación de una base de datos actualizada y segura de terceros y los acuerdos existentes con ellos. Esto ayuda a garantizar que los proveedores estén al tanto de los estándares de cumplimiento de la empresa y sus requisitos regulatorios. Se debe llevar un seguimiento de las actividades de los proveedores y revisar los acuerdos periódicamente para asegurarse de que todos cumplen con los estándares de cumplimiento adecuados.
En resumen, una buena evaluación y homologación de proveedores es una parte imprescindible en un modelo de compliance. Estos programas ayudan a las empresas a validar que los proveedores cumplan con los requisitos regulatorios y de cumplimiento.
¿Cuáles son los 5 principales problemas en la homologación de proveedores en un modelo de compliance?
La homologación no es una tarea simple, por eso queremos poneros fácil la tarea a cualquier Compliance Officer con independencia del tamaño de la empresa
1.Falta de clasificación adecuada de los proveedores
La clasificación correcta de los proveedores es fundamental para garantizar la homologación adecuada y el cumplimiento de los requisitos legales. Si la clasificación es incorrecta, la evaluación puede ser errónea y no cumplir con los requisitos de la legislación.
2. Dificultad para obtener información de calidad
La obtención de una información clara y precisa sobre los proveedores es uno de los principales problemas en la homologación de proveedores. Si la información es incompleta, inexacta o de mala calidad, esto puede tener como resultado decisiones incorrectas con respecto a la homologación del proveedor.
3. Problemas para verificar la legitimidad de los proveedores.
La verificación de la legitimidad de los proveedores puede ser un desafío, especialmente si la información sobre el mismo es limitada. Esto puede dificultar la verificación de los antecedentes de los proveedores y puede causar problemas en el proceso de homologación.
4. Falta de recursos humanos y tiempo limitado
La homologación de proveedores puede ser un proceso muy laborioso y costoso. Muchas empresas tienen recursos limitados para realizar el proceso, lo que puede retrasar la homologación y poner en peligro el cumplimiento.
5.Problemas de integración de la información
Si la información de los proveedores está dispersa en diferentes sistemas, puede ser difícil integrar toda la información necesaria para realizar la homologación. Esto podría ser una traba en el proceso y puede causar demoras en el cumplimiento de los requisitos.
¿Cómo implementar un programa de homologación de proveedores?
En tan solo 5 pasos, implementa un programa de homologación de proveedores:
- En primer lugar, es importante establecer un proceso para evaluar a los potenciales proveedores y definir los criterios para la homologación. Esto implica establecer los requisitos para el cumplimiento de la legislación aplicable, así como de la normativa interna de la empresa.
- Una vez establecidos los criterios, es necesario que el proceso de homologación se documente, identificando a todas las partes involucradas y sus responsabilidades. Esto debe incluir la creación de un manual de homologación, donde se especifiquen las responsabilidades y los pasos a seguir durante el proceso.
- A continuación, se debe establecer un mecanismo para la recopilación de la información necesaria para evaluar a los potenciales proveedores. Esto puede incluir encuestas, entrevistas y documentos de referencia. Los resultados de estas actividades deben documentarse para la posterior evaluación.
- En el siguiente paso, los proveedores deberán ser evaluados en base a los criterios establecidos. Esto puede tener lugar a través de la revisión de los documentos recopilados, así como de entrevistas adicionales con los responsables del área de cumplimiento. En caso de que los proveedores cumplan con los requisitos, se les otorgará la homologación.
- Por último, se debe establecer un plan de seguimiento para verificar que los proveedores homologados cumplen con los requisitos establecidos a lo largo del tiempo. Esta parte debe incluir un procedimiento para detectar posibles incidentes de cumplimiento, así como un mecanismo para tomar las acciones correctivas oportunas.
En resumen, la homologación de proveedores es un proceso esencial para garantizar que la empresa trabaje de manera ética y cumpla con sus obligaciones legales y normativas, y para establecer relaciones comerciales sólidas y de confianza con sus proveedores, además de ser una obligación en los Sistemas de Gestión de Compliance.
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