TABLA DE CONTENIDOS
- ¿Qué es un DPO?
- ¿Cuáles son las tareas de un DPO?
- ¿Qué estudios o formación debe tener un DPO?
- ¿Qué empresas deben contar con un DPO?
- Sanciones por incumplimiento de la RGPD
El DPO es un rol importante dentro de las organizaciones, toma especial importancia en organizaciones que manejan grandes cantidades de datos personales, es una figura que dependerá de la responsabilidad del CEO. La designación de un DPO es una obligación legal para muchas organizaciones que procesan datos personales en la Unión Europea de acuerdo con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
Sin embargo, algunas organizaciones optan por designar un DPO incluso si no están obligadas legalmente, como una medida de precaución, transparencia y ética para garantizar el cumplimiento de las leyes y regulaciones de protección de datos.
En este post veremos desde qué es un DPO, cuáles son sus tareas, qué formación deben tener o qué empresas están obligadas a tener esta figura dentro de su estructura.
¿Qué es un DPO?
Un DPO (Delegado de Protección de Datos) es una persona designada dentro de una organización para supervisar el cumplimiento de las leyes y regulaciones de protección de datos. El DPO es responsable de garantizar que la organización cumpla con las obligaciones de protección de datos y de actuar como punto de contacto para los reguladores y los titulares de los datos.
El DPO debe ser capaz de actuar de manera objetiva y sin influencias externas para garantizar que la privacidad y la protección de datos se gestionen de manera efectiva y de acuerdo con las leyes y regulaciones.
Los principios que rigen el puesto de un DPO son la autonomía y contar los recursos suficientes para desarrollar su labor de forma efectiva.
Autonomía de un DPO
- Autonomía: La autonomía es un requisito del RGPD. El reglamento establece que el DPO debe ser independiente y no debe recibir instrucciones en relación con el desempeño de sus tareas. La autonomía es crucial porque le permite cumplir su papel sin la interferencia de otros departamentos o de la dirección de la organización.
Queremos destacar que, el Reglamento lo deja claro, el DPO merece de especial protección: ya que no deberá ser despedido ni sancionado por el desempeño de sus tareas, lo que proporciona una mayor protección a autonomía.
Recursos de un DPO
El DPO, en el ejercicio de sus tareas necesita tener acceso a una serie de recursos, incluyendo comunicación directa con la dirección de empresa, recursos financieros que permitan acceder a equipos externos o herramientas como las que comercializa Laworatory, acceso a la información, equipo propio, formación y desarrollo en sus tareas.
Estos son los principales recursos y herramientas que precisa un DPO:
Comunicación directa con la dirección y encargados de la toma de decisiones: El cargo de DPO debe tener acceso con el encargado y a los responsables de la toma de decisiones para garantizar que las políticas y procedimientos de protección de datos se implementen adecuadamente y que se le brinde el apoyo necesario para cumplir con su trabajo.
Recursos financieros: para implementar y mantener políticas y procesos de protección de datos, el DPO ha de contar con un presupuesto, además de tener acceso a otros recursos como la posibilidad de formación a empleados y la contratación de expertos en protección de datos externos, además, debe tener acceso a herramientas de tecnología de la información necesarias para cumplir con sus tareas, como software de gestión de privacidad y herramientas de análisis de riesgos herramientas que faciliten su trabajo, como CompaaS Privacidad.
Acceso a información: Debe tener acceso a toda la información necesaria para cumplir con sus tareas, incluyendo políticas y procesos, planes de seguridad de la información, y sistemas y datos de la organización.
Equipo a su cargo: Si la estructura y volumen de trabajo lo precisa, el DPO necesitará recursos humanos para ayudar en sus tareas y responsabilidades.
Formación y desarrollo: Un proceso de mejora continua, requiere estar al tanto de las últimas tendencias y prácticas en privacidad y protección de datos para cumplir eficaz y eficientemente sus funciones.
Responsabilidad de un DPO
El Delegado de Protección de Datos no es personalmente responsable en caso de incumplimiento del RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) por parte de la organización. Si giramos en torno a la posición , tenemos que advertir que el Delegado no es responsable de tratamiento, solo lo es de garantizar que los datos personales se procesen y protejan de acuerdo a la la RGPD.
La responsabilidad principal del cumplimiento del RGPD recae en toda la empresa o organización en su conjunto, y no en el DPO, en el cual no se debe tomar ninguna represalia, tal y como hemos visto en el punto anterior.
¿Cuáles son las tareas de un DPO?
Las responsabilidades específicas de un DPO pueden variar según la organización. pero podemos resumirlas en:
- Supervisar el cumplimiento normativo de la organización con las leyes y regulaciones de protección de datos, en el caso de la Unión Europea, con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) pero también con aquellas leyes o normas de otros países donde la empresa tenga relación.
Asesorar y supervisar a la organización sobre sus obligaciones de protección de datos, debe proporcionar y comunicar la orientación sobre cómo cumplir con ellas. Entre estas acciones, cabe la de instruir al personal de la organización sobre la protección de datos, con este fin, se pretende asegurar que todos los empleados están al tanto de las políticas y procedimientos de protección de datos.
Evaluaciones de impacto de protección de datos (EIPD), debe ser el encargado, él y su equipo, de realizar estas evaluaciones, con esta función se pretende identificar y mitigar los riesgos de privacidad ligados a las operaciones de la organización.
Supervisar los procesos de gestión de datos de la organización, incluida la recopilación, el almacenamiento y la eliminación de datos personales.
Investigar y responder a las violaciones de protección de datos, y tomar medidas correctivas para prevenir futuras infracciones.
¿Qué estudios o formación debe tener un DPO?
El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) no establece una lista específica de requisitos de formación para los Delegados de Protección de Datos (DPOs). En cambio, establece que el DPO debe tener «conocimientos especializados en materia de protección de datos y en la legislación aplicable«.
Dicho esto, se espera que un DPO tenga una combinación de conocimientos y habilidades técnicas, legales y de gestión que les permita realizar efectivamente sus responsabilidades. Esto puede incluir:
Conocimiento en profundidad de la legislación y las regulaciones de protección de datos, incluyendo el RGPD y leyes similares en otros países.
Experiencia en la gestión de riesgos de privacidad y evaluaciones de impacto de protección de datos (EIPD). Formación o experiencia previa en protección de datos y privacidad.
- Capacidad para interpretar la legislación y aplicarla a la realidad de una organización. Conocimiento técnico sobre seguridad de la información y gestión de datos.
En gestión de proyectos y resolución de problemas, en un entorno cambiante, un delegado de protección de datos debe ser capaz de adaptar no solo sus conocimientos, sino la operativa de la empresa .
Habilidades de comunicación y capacidad para trabajar en equipo. Un DPO no solo debe gestionar personas, sino que debe ser capaz de comunicar de forma efectiva a toda la organización las políticas de privacidad y cómo implementarlas, de forma específica, en cada departamento.
Por lo tanto, aunque no exista una formación específica para un DPO, el perfil debería estar cubierto por un licenciado o graduado en Derecho, especializado en protección de datos. Y aún así, desde Laworatory creemos que todos estos conocimientos se pueden adquirir a través de la formación continua, desde la experiencia laboral y la participación en cursos y programas de formación especializados en protección de datos y privacidad.
¿Qué empresas deben contar con un DPO?
Según el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la Unión Europea, las empresas que deben designar un Delegado de Protección de Datos (DPO) son las siguientes:
Autoridades y organismos públicos. Exceptuando a tribunales en el ejercicio de sus actuaciones
Empresas que realicen operaciones de tratamiento de datos a gran escala, lo que incluye tanto el procesamiento regular y sistemático de datos personales como el monitoreo extensivo de individuos. Como pueden ser los distribuidores y comercializadores de servicios como Gas o Electricidad, aseguradoras, entidades de información crediticia, agencias de publicidad, empresas de telecomunicaciones, plataformas de juego online.
Empresas que procesan datos sensibles o datos relacionados con condenas penales y delitos.
¿Cuáles son las sanciones por incumplimiento de la RGPD?
En caso de incumplimiento del RGPD por parte de la organización, las autoridades de protección de datos pueden imponer sanciones y multas a la organización. El DPO puede ser consultado o involucrado en la investigación de un incumplimiento, pero no es personalmente responsable de las sanciones impuestas a la organización.
En el caso de las multas, se calculan en función de la gravedad del incumplimiento y otros factores como la cooperación de la organización en la investigación y la mitigación del daño causado. Las sanciones más comunes incluyen:
Amonestación: Advertencia formal de que la empresa o institución ha incumplido las normas de protección de datos y que debe tomar medidas para remediar la situación.
Limitación del procesamiento: implica que la organización no puede continuar procesando ciertos datos personales o realizar ciertas actividades de procesamiento.
Multas : Las multas administrativas pueden ser impuestas por las autoridades de protección de datos y pueden ser de hasta el 4% del volumen de negocios anual mundial de la organización o 20 millones de euros (lo que sea mayor). Además, las empresas pueden estar obligadas a la indemnización a los afectados por daños y perjuicios causados.