Implementa en un día el canal de denuncias de tu empresa con CompaaS Canal Denuncias

Un canal de denuncias Compliance o «Canal ético» es una herramienta obligatoria para las empresas y entidades públicas para que los usuarios, empleados, clientes, proveedores y otras partes interesadas puedan informar de manera segura y confidencial sobre cualquier tipo de irregularidad o comportamiento inapropiado que se haya producido dentro de la organización.

Los canales de denuncia o Sistemas éticos de denuncia son una de las principales herramientas con las que cuentan las compañías para la prevención y detección del fraude empresarial. Permiten a las personas que trabajan en una organización o están relacionadas laboralmente con ella denunciar, de forma segura, sencilla y anónima, comportamientos irregulares o ilícitos dentro de la propia organización, independientemente de que estos infrinjan normativas nacionales, internacionales, o la propia normativa interna de la empresa. Su función es proteger a las personas denunciantes y asegurar su confidencialidad.

El objetivo principal de un canal de denuncias es fomentar una cultura de ética y transparencia dentro de la organización, permitiendo que los problemas se identifiquen y aborden de manera rápida y efectiva. Los canales de denuncia pueden abarcar una amplia gama de temas, como el acoso sexual, la discriminación, la corrupción, el fraude, el robo, la violación de políticas y regulaciones, entre otros.

Los canales de denuncias pueden ser internos o externos a la organización. Los canales internos suelen ser gestionados por el departamento de recursos humanos o por un equipo designado para recibir y gestionar las denuncias. Los canales externos pueden ser proporcionados por una organización independiente que ofrece servicios de denuncia a múltiples organizaciones.

En cualquier caso, se espera que los canales de denuncia sean confidenciales y estén disponibles para todos aquellos que deseen informar de un problema o irregularidad.

CompaaS Canal de Denuncias es un software de canal de denuncias, una herramienta diseñada para facilitar la gestión de los canales de denuncia de una organización. Este tipo de software permite a las empresas recibir, registrar, investigar y responder a las denuncias de manera más eficiente y efectiva.

 Puede ser gestionado tanto por un responsable de rrhh, un responsable del tratamiento o por un tercero externo (art. 6 de la Ley 2/2023), siempre y cuando se ofrezcan las garantía de independencia, confidencialidad, referente a protección de datos y secreto ya que este tercero  “tendrá la consideración de encargado del tratamiento” a efectos del RGPD y LOPDGDD. 

• Es un portal en línea para la presentación de denuncias: los denunciantes pueden presentar sus informes de manera confidencial y segura a través de un portal en línea.
• Compaas Canal de Denuncias asegura el anonimato: CompaaS permite a los denunciantes hacer sus informes de manera anónima, lo que puede aumentar la confianza de las personas en el sistema.
• Integración con otros sistemas: nuestro software de canal de denuncias puede integrarse con otros sistemas de la organización, como los sistemas de recursos humanos, para permitir una mejor gestión y seguimiento de las denuncias.
• Herramientas de seguimiento: los administradores del canal de denuncias pueden asignar casos a investigadores y rastrear el progreso de cada denuncia.
• Generación de informes: los software de canal de denuncias pueden generar informes de estadísticas y tendencias que ayudan a la organización a evaluar su cultura de cumplimiento y detectar posibles problemas.

La Ley 2/2023 indica que los sujetos obligados tienen un plazo de hasta 3 meses para contar con su Canal de Denuncias. Siendo el 13 de junio , de 2023, el último día. 

Antes del 13 de junio

• Empresas con más de 249 empleados
• Entidades con más de 10.000 habitantes

Antes del 1 de diciembre de 2023

• Empresas de 50 a 249 empleados
• Entidades con menos de 10.000 habitantes

Se regula en los arts. 60 y ss.

El sistema de infracciones se cataloga entre infracciones muy graves, graves o leves. Y en todo caso, las sanciones consisten siempre en multas, con cuantías que varían según se trate de personas físicas o jurídicas, mucho más cuantiosas en los casos de personas jurídicas.

• Personas físicas:
  1. Infracciones leves: de 1.001 hasta 10.000 euros 
  2. Infracciones graves: de 10.001 hasta 30.000 euros
  3. Infracciones muy graves: de 30.001 hasta 300.000 euros 

• Personas jurídicas:
  1. Infracciones leves: hasta 100.000 euros
  2. Infracciones graves: entre 100.001 y 600.000 euros
  3. Infracciones muy graves: entre 600.001 y 1.000.000 euros 

En los términos exigidos en la Ley 2/2023, se considera una  una infracción muy grave, con multas entre 30.001 hasta 300.000 euros para personas físicas, y entre 600.001 y 1.000.000 euros para personas jurídicas, en caso de no contar con el Canal de Denuncias.

1. Accesibilidad: el canal de denuncias debe ser fácilmente accesible para los denunciantes, ya sea a través de una línea telefónica directa, un correo electrónico o un formulario en línea.
2. Anonimato: la opción para que los denunciantes proporcionen información sin revelar su identidad.
3. Capacitación y conciencia: es importante capacitar a los empleados y terceros sobre la existencia y el propósito del canal de denuncias, así como sobre cómo utilizarlo correctamente. También es necesario generar conciencia sobre la importancia de denunciar actividades sospechosas o irregulares.
4. Comité de ética: un grupo dentro de la empresa responsable de supervisar el canal de denuncias, garantizar que se aborden las denuncias de manera oportuna y adecuada, y tomar medidas para prevenir actividades irregulares o ilegales.
5. Confidencialidad: la garantía de que la identidad del denunciante se mantendrá en secreto y no se revelará a menos que sea necesario para llevar a cabo una investigación.
6. Coordinación con otras áreas de compliance: el canal de denuncias debe estar integrado en un programa de compliance más amplio y coordinarse con otras áreas relevantes, como la gestión de riesgos, la debida diligencia y el monitoreo continuo. Esto puede ayudar a garantizar una respuesta rápida y efectiva a las denuncias recibidas.
7. Denunciante: la persona que presenta una denuncia o que informa sobre una actividad sospechosa o irregular a través del canal de denuncias.
8. Documentación y retención de registros: se deben mantener registros detallados de todas las denuncias recibidas a través del canal de denuncias, incluyendo detalles sobre la denuncia, la investigación y las medidas tomadas para remediar la situación. Además, se deben establecer políticas claras sobre la retención de registros y el acceso a ellos.
9. Evaluación de riesgos: la empresa debe identificar los posibles riesgos de conducta inapropiada y determinar los tipos de denuncias que se esperan recibir. Esto puede ayudar a establecer un proceso de gestión de riesgos para garantizar que se aborden las denuncias de manera oportuna y adecuada.
10. Evaluación y mejora continua: la empresa debe evaluar periódicamente la efectividad del canal de denuncias y hacer mejoras según sea necesario para garantizar que cumpla con sus objetivos y cumpla con las leyes y regulaciones aplicables.
11. Informes y métricas: se deben generar informes periódicos sobre la actividad del canal de denuncias, incluyendo el número y el tipo de denuncias recibidas, las medidas tomadas para investigar y remediar las denuncias, y cualquier otra información relevante. Estos informes pueden ayudar a la empresa a evaluar la efectividad del canal de denuncias y hacer mejoras según sea necesario.
12. Investigación y seguimiento: la empresa debe contar con un proceso claro y riguroso para investigar las denuncias recibidas a través del canal de denuncias. Esto puede incluir entrevistas con el denunciante, el sospechoso y otros testigos, así como la recopilación de documentación y pruebas relevantes. Además, la empresa debe tomar medidas adecuadas para remediar la situación y evitar la recurrencia.
13. Investigación: el proceso de recopilación de información y evidencia para determinar si la denuncia es cierta y, en caso afirmativo, tomar medidas para remediar la situación.
14. Monitoreo y medición: la empresa o entidad pública debe monitorear continuamente el canal de denuncias y medir su efectividad en la detección y prevención de actividades sospechosas o irregulares.
15. Notificación de seguimiento: una notificación a los denunciantes que informa sobre el progreso de la investigación y cualquier acción tomada en respuesta a la denuncia.
16. Protección contra represalias: medidas para proteger a los denunciantes de represalias, discriminación o acoso en el lugar de trabajo debido a su denuncia.
17. Registro de denuncias: el registro de todas las denuncias recibidas a través del canal de denuncias, incluyendo detalles sobre la denuncia, la investigación y las medidas tomadas para remediar la situación.