ÍNDICE DE CONTENIDOS:
- ¿Qué es el responsable del sistema interno de información?
- Funciones del Responsable del sistema interno de información
- Responsabilidad legal del responsable del sistema interno de información
El Responsable del SII cumple un papel crucial en garantizar la protección de los derechos de los informantes y la confidencialidad de la información recibida en las empresas. Esta figura fue creada por el legislador con la intención de asegurar una gestión efectiva del Sistema Interno de Información, el cual cuenta con restricciones reforzadas de acceso a sus contenidos, incluyendo la identidad de informantes e informados, el contenido de las informaciones y el desarrollo de investigaciones.
¿Qué es el responsable del sistema interno de información?
El Responsable del SII es la persona física designada por el Órgano de Gobierno de la empresa para garantizar la eficacia del Sistema Interno de Información y para asegurar que la empresa cumpla con las obligaciones establecidas en la ley.
El Responsable del SII tiene la responsabilidad de gestionar el Sistema Interno de Información de la empresa, garantizar el cumplimiento de las normativas y regulaciones en la empresa, gestionar las denuncias que se reciben en la empresa, establecer un sistema de seguimiento y control para garantizar la eficacia del Sistema Interno de Información y establecer un procedimiento claro para la realización de las investigaciones.
En resumen, el Responsable del SII es la persona encargada de garantizar que la empresa cumpla con las obligaciones establecidas en la ley 02/2023 y de gestionar eficazmente el Sistema Interno de Información de la empresa.
Funciones del Responsable del sistema interno de información
Es fundamental que el Responsable del SII tenga un alto grado de conocimiento y experiencia en la gestión de información confidencial. Además, debe poseer una formación adecuada en protección de datos y cumplimiento normativo, así como habilidades de liderazgo y comunicación para gestionar eficazmente el Sistema Interno de Información.
El objetivo principal del legislador al regular esta figura fue abordar la imposibilidad del Órgano de Gobierno como entidad colectiva para gestionar eficientemente el Sistema Interno y la incapacidad de delegar esta responsabilidad de manera genérica en todos los integrantes de la Alta Dirección, como ocurre en otras normativas.
Entre las responsabilidades más importantes del Responsable del SII se encuentran:
- Garantizar el cumplimiento de las normativas y regulaciones en la empresa, estableciendo políticas y procedimientos claros para la gestión de información confidencial.
- Gestionar las denuncias recibidas en la empresa, asegurando la confidencialidad de la información y la protección de los derechos de los informantes.
- Establecer un sistema de seguimiento y control para evaluar la eficacia del Sistema Interno de Información mediante auditorías internas y externas.
La aplicación de la ley que regula esta figura en el sector privado requiere que las empresas se preparen adecuadamente para cumplir con los requisitos establecidos. Deben designar a un Responsable del SII idóneo y preparado para llevar a cabo las funciones y responsabilidades asociadas a esta posición.
Responsabilidad legal del responsable del sistema interno de información
Según el Régimen de responsabilidad administrativa de la Ley 2/2023, el incumplimiento de las obligaciones establecidas en la Ley que regula la figura del Responsable del Sistema Interno de Información (SII) en el sector privado puede generar un conjunto de infracciones tipificadas en su artículo 63, de las cuales responderán tanto las personas físicas o jurídicas obligadas por la ley, como las personas físicas responsables de la infracción.
El Órgano de Gobierno, como responsable designado legalmente, está sujeto a un régimen sancionador del que se destacan las siguientes infracciones (art. 63):
- Infracciones muy graves: cualquier actuación que suponga una efectiva limitación de los derechos y garantías previstos en esta ley introducida a través de contratos o acuerdos a nivel individual o colectivo y en general cualquier intento o acción efectiva de obstaculizar la presentación de comunicaciones o de impedir, frustrar o ralentizar su seguimiento, incluida la aportación de información o documentación falsa por parte de los requeridos para ello.
- Infracciones graves: el incumplimiento de las obligaciones establecidas en la Ley que regula la figura del Responsable del SII en el sector privado, siempre que no constituyan infracciones muy graves. Por lo tanto, las sanciones pueden variar dependiendo de la gravedad de la infracción cometida, y pueden incluir multas, inhabilitaciones, clausuras temporales o definitivas, entre otras. Es importante que el Responsable del SII cumpla con las obligaciones establecidas en la ley para evitar cualquier posible sanción legal.
- Infracciones leves: remisión de información de forma incompleta, de manera deliberada por parte del Responsable del Sistema a la Autoridad, o fuera del plazo concedido para ello; incumplimiento de la obligación de colaboración con la investigación de informaciones. Las sanciones por infracciones leves pueden incluir multas o apercibimientos.
Las sanciones por infracciones graves pueden incluir multas, inhabilitaciones, clausuras temporales o definitivas, entre otras.
