TABLA DE CONTENIDOS
- Auditoría de Protección de Datos ¿Qué es?
- Tipos de auditoría de Protección de Datos
- Objetivos de una Auditoría de Protección de Datos
- ¿Cuándo es recomendable realizar una auditoría de Protección de Datos?
La protección de datos personales se ha convertido en una preocupación fundamental en la era digital. Con el creciente volumen de información personal recopilada y tratada por empresas y organizaciones, es necesario garantizar que se cumplan los requisitos legales y las medidas de seguridad adecuadas para proteger la privacidad de los individuos.
Este proceso de verificación examina los tratamientos de datos personales realizados por una empresa u organización, así como las medidas de seguridad técnicas y organizativas implementadas para proteger dichos datos.
Auditoría de Protección de Datos ¿Qué es?
La auditoría de protección consiste en una verificación exhaustiva de los tratamientos de datos personales llevados a cabo por una empresa u organización, así como de las medidas de seguridad técnicas y organizativas implementadas.
El objetivo principal de la auditoría es evaluar el nivel de cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD o LOPD) en relación con el manejo de datos personales por parte de la empresa u organización.
El auditor de protección de datos recopila información mediante entrevistas a empleados, revisión de documentación relevante y análisis de los sistemas y procesos utilizados. También se verifica si se han designado los roles correspondientes, como el Delegado de Protección de Datos (DPO), cuando sea necesario según las exigencias legales.
Tipos de auditoría de Protección de Datos
Existen dos tipos de auditoría de protección de datos según quién la lleve a cabo: interna y externa.
Auditoría interna de LOPD/RGPD: En el caso de que la empresa cuente con personal especializado en protección de datos, es posible realizar una auditoría interna de LOPD/RGPD. Este proceso implica seguir las fases pertinentes y presentar un informe a la empresa y al encargado o responsable del tratamiento de datos, para que se tomen las medidas necesarias en caso de ser requeridas.
Auditoría externa de RGPD/LOPD: La auditoría externa de RGPD/LOPD es llevada a cabo por un despacho profesional o consultoría especializada, como Keyauditors, en protección de datos. Estos expertos se encargan de revisar todos los procedimientos de tratamiento de datos personales de la empresa, los sistemas informáticos, las medidas de seguridad y el cumplimiento de la normativa vigente en materia de protección de datos. Posteriormente, presentan un informe con los resultados de la evaluación y las propuestas necesarias para mejorar la seguridad y protección de datos.
Objetivos de una Auditoría de Protección de Datos
La realización de una auditoría de protección de datos persigue varios objetivos fundamentales. A continuación, se presentan algunos de ellos:
- Estudio de la situación actual de la empresa en materia de protección de datos: La auditoría analiza cómo se están gestionando los datos personales en la organización y evalúa si se cumplen las normativas establecidas.
- Cumplimiento normativo: Verificar que la empresa recopila, trata y almacena los datos personales de acuerdo con las leyes de protección de datos.
- Revisión del Registro de Actividades de Tratamiento: Analizar si la empresa ha establecido y mantiene un registro adecuado de los tratamientos de datos personales que realiza.
- Cesiones y transferencias internacionales de datos: Comprobar si existen cesiones o transferencias de datos a terceros países y evaluar si se están llevando a cabo de acuerdo con la normativa vigente.
- Contratos con terceros: Verificar si la empresa ha firmado los contratos necesarios con las personas o entidades que tienen acceso a los datos personales, asegurando así su protección.
- Revisión de procedimientos y normativas de seguridad: Evaluar los procedimientos, reglas y medidas de seguridad establecidas en la organización para proteger los datos personales, como análisis de riesgos, medidas de seguridad implementadas y necesidad de evaluaciones de impacto.
- Evaluación de los sistemas de tratamiento: Analizar los sistemas de tratamiento de datos, tanto automatizados como no automatizados, como software, aplicaciones y archivos físicos, para garantizar su seguridad.
- Designación de un Delegado de Protección de Datos (DPO): Verificar si es necesario designar a un DPO dentro de la organización para garantizar el cumplimiento de las normativas de protección de datos.
- Cláusulas informativas y políticas internas: Comprobar que la empresa cumple con la obligación de informar a los empleados, clientes, proveedores y otros interesados sobre el tratamiento de sus datos personales y revisar el cumplimiento de las políticas internas establecidas.
- Análisis de auditorías previas: En caso de que se haya realizado una auditoría previa, analizar el informe correspondiente para identificar deficiencias anteriores y evaluar la implementación de las medidas correctivas.
¿Cuándo es recomendable realizar una auditoría de Protección de Datos?
La realización de auditorías de protección de datos es recomendable en diferentes situaciones y momentos clave dentro de una empresa u organización, por ejemplo:
- Implementación inicial del RGPD/LOPD: Si la empresa está adoptando por primera vez el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD o LOPD), es fundamental realizar una auditoría para evaluar el estado actual de cumplimiento y determinar las acciones necesarias para adaptarse a las regulaciones.
- Cambios significativos en los procesos de tratamiento de datos: Si la empresa ha experimentado cambios significativos en sus procesos de recopilación, uso o almacenamiento de datos personales, es importante realizar una auditoría para asegurarse de que las nuevas prácticas cumplan con los requisitos legales y protejan adecuadamente la privacidad de los individuos.
- Cambios en la legislación de protección de datos: En caso de que se produzcan modificaciones en la legislación de protección de datos, es recomendable realizar una auditoría para verificar la conformidad de la empresa con los nuevos requisitos legales y actualizar las medidas de seguridad y protección de datos en consecuencia.
- Periodicidad establecida: Es recomendable establecer un programa periódico de auditorías de protección de datos, por ejemplo, cada año o cada dos años, dependiendo de la naturaleza de las actividades de la empresa y del volumen de datos personales que se manejen.
- Cambios en la infraestructura tecnológica: Si la empresa ha realizado cambios o actualizaciones en su infraestructura tecnológica, como la implementación de nuevos sistemas, aplicaciones o servicios en la nube, es recomendable llevar a cabo una auditoría para evaluar la seguridad de estos nuevos elementos y su conformidad con las normativas de protección de datos.
- Incidentes de seguridad o brechas de datos: En caso de que se produzca un incidente de seguridad o una brecha de datos, es crucial realizar una auditoría para investigar las causas y evaluar el impacto del incidente.
El rol de un software de cumplimiento normativo en protección de datos
Cntar con un software de cumplimiento normativo específico para protección de datos puede resultar altamente beneficioso. CompaaS Privacidad ofrece diversas funcionalidades que facilitan el proceso de auditoría, tales como:
- Gestión del cumplimiento normativo: Permiten centralizar y gestionar toda la información relacionada con el cumplimiento normativo en un solo lugar. Esto incluye el registro de actividades de tratamiento, contratos con terceros, políticas internas, cláusulas informativas y cualquier otro documento relevante.
- Análisis de riesgos: Ayudan a identificar y evaluar los riesgos asociados al tratamiento de datos personales, permitiendo la implementación de medidas de seguridad adecuadas para mitigar dichos riesgos.
- Automatización de tareas: Simplifican y automatizan tareas recurrentes en el proceso de auditoría, como la recopilación de información, generación de informes y seguimiento de acciones correctivas.
- Control de accesos y permisos: Permiten gestionar de manera eficiente los accesos y permisos de los usuarios a la información personal, garantizando así la confidencialidad y la privacidad de los datos.
- Alertas y notificaciones: Envían alertas y notificaciones automáticas para recordar fechas de vencimiento, cumplimiento de plazos y acciones pendientes, facilitando el seguimiento y la gestión de las tareas relacionadas con el cumplimiento normativo.
- CompaaS Privacidad ofrece una solución integral para la gestión de la seguridad de la información y la privacidad. Permite cumplir con estándares como ISO 27001, ISO 27701 y el Esquema Nacional de Seguridad (ENS), garantizando el cumplimiento normativo, la implementación de mejores prácticas y la mitigación de riesgos. Además, simplifica y agiliza los procesos de auditoría, monitoreo y reporte, proporcionando una visión completa y actualizada del estado de cumplimiento de la organización
